Vrijwilligersvergoeding bij de club: wat mag er nou eigenlijk?

Je rijdt elke zondag heen en weer naar uitwedstrijden, je wast hesjes, je zet de vlaggen neer en je zorgt dat de grensrechter een fatsoenlijk vlaggetje in zijn handen heeft. En dan krijg je aan het einde van het seizoen een envelop met wat briefjes erin. Terecht, zou je zeggen. Maar klopt dat eigenlijk wel met de regels? Want opeens gaat het in de kantine over vrijwilligersvergoedingen, belasting en of de penningmeester daar wel goed mee omgaat.

Wat er in de kantine wordt gezegd

Het begon bij ons met een opmerking van Henk. Henk is al jaren grensrechter bij de C-jes en doet ook nog eens de lijnmarkeringen op zaterdagochtend. Hij hoorde van iemand bij een andere club dat je vrijwilligersvergoeding gewoon opgegeven moet worden bij de belasting. Zijn buurman had dat schijnbaar gedaan en dat leverde gedoe op. Dus Henk vraagt het aan de voorzitter, de voorzitter vraagt het aan de penningmeester, de penningmeester vraagt het aan zijn vrouw, en voor je het weet staat er een A4’tje op het mededelingenbord naast de koffieautomaat.

Maar niemand had het goed gelezen. Want het bord hangt schuin, er zit een vlekje op van de bekende frietlucht die hier altijd hangt, en de helft van de jongens loopt er toch gewoon langs. Zo gaat dat. Ondertussen werd er in de hoek bij de tafelvoetbaltafel gewoon druk gediscussieerd. Theo zei dat hij altijd alles netjes declareert. Sander zei dat hij nooit iets declareert want hij doet het voor de club. En Marieke, die al jaren de wedstrijdsecretaris doet voor drie elftallen tegelijk, zei dat ze er gewoon niks van snapt en dat iemand het maar moest uitzoeken.

Dat iemand werd ik.

Wat de regels zeggen over vrijwilligersvergoeding

Goed dan. Ik ben geen accountant en dit is geen belastingadvies. Maar ik heb me er even in verdiept, want als elftalleider heb je geleerd dat je dingen gewoon uitzoekt. De kern is eigenlijk simpeler dan iedereen denkt. Er is een zogeheten vrijwilligersvergoeding die je belastingvrij mag ontvangen, mits je aan bepaalde voorwaarden voldoet. De organisatie moet een anbi zijn of een sportvereniging zonder winstoogmerk, en er gelden maximumbedragen per maand en per jaar.

De exacte bedragen en voorwaarden staan netjes uitgelegd op de website van de Rijksoverheid, waar je ook kunt lezen wanneer een vergoeding wél als loon wordt gezien en wanneer niet. Dat is het cruciale onderscheid. Want als de club je meer betaalt dan het maximum, of als je eigenlijk een soort parttime baan hebt bij de club, dan is het geen vrijwilligersvergoeding meer maar gewoon loon. En dan gelden er andere regels.

Wat betekent dat voor Marieke? Zij doet drie elftallen, werkt daar minstens tien uur per week voor en krijgt aan het einde van het seizoen een bedrag dat daar niet helemaal mee klopt. Formeel gezien zou dat weleens een grijs gebied kunnen zijn. Maar ja, Marieke doet het voor de club, niet voor het geld. Dat weet iedereen. En toch is het goed om het te weten.

Hoe dat er bij ons uitziet op zondag

Wij hebben op dit moment een stuk of twaalf actieve vrijwilligers die een vergoeding krijgen. Denk aan de grensrechters, de wedstrijdsecretaris, de materialenman, de beheerder van het clubhuis en een paar elftalleiders. Sommigen krijgen een vast bedrag per seizoen, anderen declareren kilometers. Dat laatste is ook iets waar regels voor gelden, maar dat laat ik voor nu even zitten.

Wat me opviel toen ik dit uitdook: veel clubs doen het gewoon op gevoel. Er is geen beleid, er is geen papier, en de penningmeester weet het ook niet precies. Dat is begrijpelijk. Je bent een amateurclub, geen bedrijf. Maar het is wel handig om het een keer goed te regelen. Niet omdat de belastingdienst morgen op de stoep staat, maar omdat het eerlijk is naar je vrijwilligers toe. Als Marieke weet wat ze mag verwachten en wat de club mag geven, is er geen gedoe achteraf.

Bij ons is inmiddels besloten om in de ledenvergadering een voorstel te doen voor een helder vrijwilligersbeleid. Niet ingewikkeld, gewoon zwart op wit. Wie krijgt wat, waarom en hoe. Dat scheelt discussies en dat scheelt ook dat A4’tje naast de koffieautomaat dat niemand leest.

Vrijwilliger blijven, dat is het punt

Want uiteindelijk gaat het daar om. Mensen als Marieke, Henk en Theo doen het niet voor de centen. Ze doen het omdat ze van de club houden. Omdat ze op zondagochtend om kwart voor tien op het veld staan terwijl het vriest en de scheidsrechter nog niet is komen opdagen. Omdat ze na de wedstrijd de hesjes tellen en de ballen opbergen terwijl de spelers al douchen. Dat is vrijwilligerswerk in de echte zin van het woord.

Maar dat betekent niet dat je er niet fatsoenlijk mee om moet gaan. Een kleine vergoeding voor kilometers, voor tijd, voor de moeite — dat is gewoon netjes. En als je dat goed regelt, hoeft er ook niemand in de kantine te discussiëren over of het wel mag. Dan staat het gewoon in een document, heeft de penningmeester het netjes verwerkt, en kan iedereen zich weer bezighouden met wat er echt toe doet: de wedstrijd van komende zondag.

Wij spelen thuis trouwens. Tegen de buren. Dat wordt weer wat. De koffie staat om tien uur klaar.

Tot slot

Als je bij een club zit en je hebt geen idee hoe jullie de vrijwilligersvergoeding geregeld hebben, vraag het gewoon. Niet om moeilijk te doen, maar omdat het goed is om het te weten. Je doet het voor de club, maar de club doet het ook voor jou. En als het beleid er eenmaal ligt, is het klaar. Dan hoef je er niet meer over te praten en kun je je energie steken in wat er echt toe doet: de grensrechter die zijn vlag op tijd omhoog houdt, de keeper die zijn handschoenen vergeet en de kantine die na de wedstrijd eindelijk eens op tijd opengaat.

Vrijwilligers zijn het hart van elke amateurclub. Zorg er gewoon goed voor.